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与供应商签订和履行购货合同需注意事项
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作者:杨逍  来源:原创  阅读:

与供应商签订和履行购货合同需注意事项

I黔东南企业律师

一、签订合同的前期准备工作

1、进行必要的商务调查

对首次拟与之签订供货合同的供应商进行商务调查是非常有必要的,也是必不可少的。只有对供应商有全面的了解,才能确定是否与之交易。商务调查的主要内容如下:

1)了解供应商是否合法注册的经营企业,其步骤应当是:先让供应商提供其工商营业执照复印件并核对原件;其次,再到工商行政管理部门核实供应商注册登记的真假。

2)了解供应商之前的商业信誉:其诚信度如何?之前是否能够全面履行合同?有否延期交货或者因货物质量问题的纠纷?

2、准备好拟签订的《购货合同》

当决定要与该供应商签订购货合同时,需提前准备好完整的《购货合同》,合同中货物名称、规格、数量、质量标准、验货规则、交货日期、迟延交货的罚则、交货地点、交货方式、定金的支付、货款支付方式及时间、质量问题的处理、其他违约责任等主要条款,必须明确而详尽。

二、签订合同过程中需注意的问题

1、关于合同条款

一般而言应当以我方提供的合同文本为准,供应商有修改要求的,则要审查其所修改的内容是否不利于我方,如果所修改的内容不利于我方,尤其是免除或者减轻供应商责任的内容,应当坚决不同意。

2、签订合同的要求

1)关于合同文本

合同文本至少要一式两份,两份的内容必须完全一致。实践中,有提供合同一方玩弄表面相同,而实际内容却有很大差别的合同,如果不注意审查,一旦签订了,就会留下后患。

2)关于随合同提供的资料

签订合同时除合同文本外,必须要求供应商提供其主体身份资料:企业营业执照复印件(需与原件核对无误);法定代表人或者个体经营者的身份证复印件;如果合同签字代表不是法定代表人或者个体经营者,则需要供应商一方出具授权委托书原件,以及签字人的身份证复印件(须核对原件)。

3)关于签字盖章

签订合同不仅仅是签字盖章那么简单,怎么签字?如何盖章?也是值得重视的。如果合同仅仅是一页纸,只要双方在签字盖章处签字盖章即可;如果是双面或者多页纸的合同,必须每一面或者每一页都要有双方的签字和盖章,这样做的目的是:能够确定双方对合同的全部条款均予以认可;同时也可以防止任何一方事后偷梁换柱,更改没有签字盖章的页面,更换有利于己方的条款。

4)签好后的合同文本持有

原则上是签订合同的双方各持一份。

注意:是双方都有签字盖章的合同正本,而不是复印件或者传真件。交易习惯中的传真订单、电子邮件订单方式风险太大,本律师不赞同这种方式签订合同和进行交易。

三、关于履行合同

作为采购方在签订购货合同后督促供应商完整全面履行合同义务,是实现合同目的(购买到符合我方要求的货物)的必要行为。当然我方也需要全面的履行合同义务。在履行合同的过程中,采购方需重视以下问题:

1预付货款或者定金

1)如果采购方需要预付部分货款(通常所说的订金)给供应商,一般不要超过总货款的30%,并且每次的预付货款都需要供应商开具收据,以现金方式预付货款的,需要在收据中注明现金支付。

2)如果合同中约定支付定金(非“订金”)的,必须要供应商在收据中写明收到“定金”字样,只有这样才能适用定金罚则,即支付定金方违约的定金不退,收定金方违约的双倍返还定金

2、货物品质检验

不论是生产过程中的验货(中期验货)还是交货时的验货,对于采购方来说都是极为重要的,只有严格按照约定的质量标准进行验货,才能最终采购到符合质量要求的货物。

如果条件是时间允许,我的建议是逐一验货。不能逐一验货而是采取抽检的方式验货的,必须要与供应商就货物的质量问题签订一个补充协议,其主要内容应当包括“当批货物虽经抽检合格,但并不能确认全部货物完全符合质量要求;抽检验货后交货的货物如仍有质量问题的,供货方仍需承担责任。”等。

验货过程中,采购方验货人员必须全程参与,如采购方客户参与验货的,参与人员也要全程跟踪。采购方应当要求供应商和客户提供参与验货人员的身份资料如工作证、身份证复印件等。验货完毕,所有参加人员均需在验货单上签字确认验货结果。

3、货物数量的核验

货物数量核验看起来是十分简单,似乎没什么需要注意的,但作为收货方也不能掉以轻心。如果验货人员责任心不强或者经验不够,很可能就会被有歪心恶意的供应商欺骗,以少报多、以假充真、以次充好的交货也是常见的。数量问题必须逐一清点,没什么可以偷懒的,绝不能凭供应商一方人员的报数就确认。

4、关于货款支付

采购方收到了供应商符合质量要求的货物后,支付货款是当然的义务,但也有些讲究:

1)转账货款的必须是付到双方约定的供应商的银行账户

2)如果供应商接收货款的账户不是其开户银行的账户,必须要求供应商出具加盖公章的书面付款函件,绝不能仅凭其电话或者传真、邮件通知就汇款。现实中,供应商电话口头要求付款到指定帐户,事后又不承认收到货款,反过来要求再次支付货款的事例时有发生,采购方当警觉!

以上意见和建议,仅供参考!

如有需要,请与本律师联系!

电话:13828738911,电子邮件:276787390@qq.com

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